Competenze

L'ufficio protocollo ha il compito di registrare tutti i documenti in arrivo al Comune, che possono pervenire per posta, per e-mail all’indirizzo pec del comune oppure possono essere consegnati di persona.

La registrazione di protocollo consiste nell'assegnazione di un numero progressivo ad ogni documento, in modo tale che a quel dato numero corrisponda un singolo atto, viene effettuata sul registro protocollo, che è un atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso, ed è parte costitutiva della giuridicità di un atto. Contemporaneamente alla protocollazione si effettua anche la classificazione di un atto, la procedura di protocollazione e di classificazione viene realizzata attraverso un sistema automatizzato che permette anche la ricerca di documenti, cioè lo si assegna ad una specifica categoria e classe in base alla natura di tale atto o al tipo di procedimento amministrativo al quale fa riferimento.

Quando un documento viene consegnato di persona al Comune, l'ufficio protocollo provvede a rilasciare una ricevuta, apponendo un timbro del protocollo sulla fotocopia della prima pagina dell'atto, consegnato in duplice copia, che riporta la data, il numero di protocollo e la categoria assegnati.

La posta in arrivo viene distribuita ai singoli uffici del comune, in base alle rispettive competenze, in modo tale da consentire un corretto svolgimento della loro attività.